Flujo operativo del Tablero Kanban

El ciclo comercial en LevelStudio se rige por un tablero Kanban de 7 etapas consecutivas. Para avanzar una tarjeta de una etapa a la siguiente, el sistema valida el cumplimiento estricto de campos obligatorios y la presencia de documentos con su prefijo correspondiente.

Este control garantiza que ningún acuerdo comercial pase a facturación sin contar con evidencia técnica, cotización formal u orden de servicio confirmada.

Videotutorial: Movimiento de leads por las 7 etapas

🎬 Paso a paso en video: LEVELSTUDIO: Cómo mover tus leads por las 7 etapas

Etapas del ciclo comercial

Etapa: Nuevo

Punto de entrada de todo prospecto al sistema.

Acción obligatoria: Asignar un Vendedor responsable.
Regla de transición: El sistema bloqueará el desplazamiento hacia la siguiente etapa mientras el campo de vendedor permanezca vacío.
Documentación: Opcional (sin restricción de prefijo).

Etapa: Atención

Fase de contacto inicial y calificación del requerimiento.

Acción obligatoria: Seleccionar el Estado del lead.
Regla de transición: Es obligatorio definir un estado para avanzar.
Excepción de flujo: Si se selecciona el estado No requiere visita, el usuario puede mover la tarjeta directamente a la etapa de Cotización, omitiendo la etapa de inspección.
Documentación: Opcional (sin restricción de prefijo).

Etapa: Visita

Inspección técnica presencial o levantamiento de información en campo.

Regla de transición: Para habilitar el paso a la etapa de Cotización, es mandatorio subir al menos un documento probatorio.
Prefijos requeridos: El archivo debe iniciar con IF-, RP-, INF- o REP- (ej. IF-VISITA.pdf o INF-HUARAL-2026-01.pdf).

Etapa: Cotización

Elaboración y emisión de la propuesta técnico-económica.

Procesamiento con IA: Para que el motor de extracción capture automáticamente importes y partidas, el archivo debe iniciar con CO-, QT-, CZ- o PRE- (ej. CO-COTIZACION-LEVEL.pdf).

Etapa: Seguimiento

Negociación de la propuesta y recepción de acuerdos de compra.

Procesamiento con IA: Se cargan comprobantes y contratos utilizando los siguientes prefijos:
- Órdenes: OC-, OS-, ODC-, ODS- o PO- (ej. OC-ORDEN-COMPRA.pdf).
- Comprobantes de pago: DP-, AD-, AN-, RC-, REC-, DEP- o PAY- (ej. PAY-ADELANTO-50.pdf).

Etapa: Venta Cerrada

Confirmación formal de aceptación del servicio o producto.

Regla de transición: Para habilitar el avance a la etapa de Facturación, es obligatorio cargar al menos un archivo de respaldo del cierre comercial en formato PDF.

Etapa: Facturación

Emisión y conciliación del comprobante fiscal de pago.

Procesamiento con IA: Para registrar automáticamente datos tributarios, importes de impuestos y numeración del comprobante, el archivo debe iniciar con IV-, FV-, FAC-, FE-, FT- o BV- (ej. FAC-HUARAL-2026.pdf).

Importante

Si intentas mover una tarjeta sin cumplir con el requisito obligatorio de la etapa (como el archivo adjunto o el campo requerido), el sistema revertirá la tarjeta automáticamente a su columna original.