Estándar de documentos y prefijos
Para asegurar la correcta operatividad del sistema y habilitar la lectura automatizada mediante Inteligencia Artificial (IA), todos los documentos de respaldo deben cumplir con estándares obligatorios de formato y nomenclatura.
El motor de IA identifica la función de cada documento analizando las primeras letras de su nombre de archivo. Sin esta estructura, los archivos no podrán ser indexados ni procesados en los balances financieros.
Formato de archivos admitido
El sistema cuenta con una política estricta sobre los tipos de archivo permitidos para evitar inconsistencias en la lectura de datos:
Importante
El único formato admitido es PDF. El sistema rechazará imágenes (JPG, PNG) y documentos ofimáticos editables (Word, Excel). Todo comprobante o informe debe exportarse o convertirse a PDF antes de su carga al CRM.
Nomenclatura obligatoria por prefijo
Todo archivo debe comenzar con el prefijo autorizado correspondiente a su categoría, seguido inmediatamente por un guion medio (-):
| Categoría de documento | Prefijos autorizados | Ejemplo de archivo |
|---|---|---|
| Informes y Actas | INF-, REP-, ACT_, IF-, RP- |
INF-HUARAL-2026-01.pdf |
| Cotizaciones y Presupuestos | CO-, QT-, CZ-, PRE- |
CO-COTIZACION-LEVEL.pdf |
| Facturación y Recibos | IV-, FV-, FAC-, FE-, FT-, BV- |
FAC-HUARAL-2026-01.pdf |
| Órdenes de Compra/Servicio | OC-, OS-, ODC-, ODS-, PO- |
OC-SEGUIMIENTO.pdf |
| Comprobantes de Pago | DP-, AD-, AN-, RC-, REC-, DEP-, PAY- |
PAY-ADELANTO-50.pdf |
| Documentos de Contexto | Sin prefijo obligatorio | Plano-local.pdf |
Importante
Cualquier archivo cargado sin el prefijo adecuado no será procesado por la IA ni indexado en los buscadores de cotizaciones y facturación. Se recomienda renombrar los archivos en tu equipo local antes de subirlos a la plataforma.